Le blog à la violette

Souvent on pense que travailler chez soi, c’est la liberté totale ou au contraire le pire truc qui puisse vous arriver. J’espère que ce post aidera freelances et télétravailleurs à mieux s’y retrouver parce qu’avec un peu de motivation et quelques règles à s’imposer, on y arrive très bien. Aujourd’hui, installer son bureau !

J’avais fait il y un moment déjà un premier billet sur les idées reçues sur le travail à domicile (et qui sont toujours les mêmes d’ailleurs, ce que je trouve désolant) mais je n’expliquais pas vraiment ce qu’implique le fait de travailler à la maison et l’organisation que cela demande.

Pourquoi travailler chez soi ?

Avant tout c’est bien souvent une question d’économie : on ne s’engage pas dans un bail commercial, ni ne paye le loyer du local, pas de frais de déplacement quotidiens, de déjeuners à l’extérieur voire même d’habillement selon votre métier.

Partie 1 : le bureau ou comment organiser son espace

Le bureau, une pièce à part.

L’idéal est de pouvoir disposer d’une pièce on l’on peut travailler sans que personne ne puisse vous déranger, afin que la séparation travail-maison soit physique et psychologique, non seulement pour vous mais pour votre conjoint et vos enfants. Si on ne dispose pas de pièce à part, on peut réserver un coin du salon ou de la chambre pour votre activité mais cet espace doit rester votre espace. Une idée vue chez un ami freelance : un bureau posé derrière une bibliothèque, lui servant ainsi de séparation entre le salon et son espace bureau.

Par expérience, je vous recommande de mettre les papiers qui concernent votre entreprise dans une armoire à part et non avec vos papiers personnels. Dans mon bureau, les papiers concernant ma structure sont dans une armoire à part, ainsi que la papeterie (enveloppes, stylos, cahiers…), les logiciels originaux, les classeurs de compta et du petit matériel informatique (souris de rechange, câbles USB, un disque dur…). C’est important pour moi de les savoir groupés et facilement accessible. Et aussi de pouvoir fermer à clé à l’occasion afin de prévenir les visites inopportunes de petits et grands curieux.

Votre bureau doit être le plus agréable possible.

Ca semble évident. Mais est-ce que vous êtes bien assis dans votre chaise ? Si vous devez passer du temps en position assise, votre dos vous remerciera d’avoir investi dans une chaise confortable. Il faut réfléchir si le bureau que vous utilisez actuellement sera pratique au quotidien, des tiroirs par exemple peuvent être utiles : un pour le courrier à traiter, un autre pour des petites fournitures de bureau indispensables comme la boite d’agrafes qu’on cherche toujours et qu’on retrouve jamais, les trombones, du scotch, une boite de paracétamol, la recharge du téléphone, une crème pour les mains…

La taille du bureau est importante. Est-ce qu’il est assez long pour pouvoir poser un cahier à côté de soi, un classeur, une boite de stylos, un disque de sauvegarde ? La profondeur du bureau est à prendre en compte : est-ce qu’il y a bien entre 60 et 80 cm entre vos écrans et vos yeux, gare à la fatigue visuelle !

Et surtout, si c’est possible, s’y sentir bien. Etre content d’ouvrir la porte de son bureau le matin et de s’y installer pour la journée. Pourquoi ne pas y ajouter des plantes (les Zamioculcas ne crèvent pas chez moi, c’est un signe de robustesse, les orchidées non plus, chose plus étonnante !), un poster ou grande photo sous cadre afin de rester dans une atmosphère professionnelle, il peut arriver que des clients puissent passer chez vous. Et oui tous n’ont pas non plus de local lorsqu’ils débutent, il faut bien trouver un endroit pour se réunir !

Votre bureau doit contenir l’essentiel.

Je vais partir de mon inventaire personnel, voici le matériel que j’utilise au quotidien :

- un iPhone 3G blanc de 16 Go, utilisé également comme iPod,
– un ordinateur stable et silencieux (MacBookPro 2,2 Ghz Intel Core 2 Duo, 2 Go de Ram, disque dur de 160 Go),
– mon écran externe qui m’a fait gagner un véritable confort visuel (Apple Cinéma Display 23″),
– un ensemble clavier/souris Logitech sans fil,
– deux disques externes de 2″5 auto-alimentés en USB2. Mon vieux WD Passeport de 80 Go qui contient toute ma musique sous format numérique et un Lacie de 320 Go qui sert uniquement pour les backup réalisés avec Time Machine,
– des enceintes JBL Creatures (et oui graphiste multimédia),
– une imprimante couleur A3, Canon Stylus Photo 1400,
– un vieux scanner Canon Lide 30, qui a survécu aux déménagements, aux chats et qui mériterait bien de prendre sa retraite,
– une lampe de bureau pour éclairer derrière l’écran (idéal pour éviter la fatigue visuelle)
– un onduleur APC, permettant de réguler le courant et de fournir environ 15 minutes de courant en cas de panne d’électricité,
[ Je sais j'ai maintenant un portable mais lorsque je l'ai acheté, j'avais encore l'iMac et le réseau électrique de notre ancien appartement n'était pas stable du tout ]
– des stylos, des cahiers (ben oui !).

Les logiciels et licences que j’utilise au quotidien :

- La suite Adobe Design Prenium CS3, j’attends CS5 pour réinvestir 895 euros en mise à jour de licences et agrandir ma collection de boîtes Adobe,
– Office pour Mac édition Pro 2004 (la aussi j’ai pas mis à jour ma licence par contre je pense passer à iWorks pour un prix dérisoire à côté de la suite Office !),
– CyberDuck,
– CSS Edit,
– Smultron

Il faut donc compter, entre les licences, le matériel informatique et le bureau lui-même, un investissment initial de 4000 à 5000 euros. Bien sûr on peut commencer son activité avec son pc ou sous mac actuels mais niveau licences, je conseille plus que vivement d’être réglo, ne serait-ce que par éthique professionnelle : un pack est « remboursé » en quelques commandes, on bénéficie de mises à jour, d’une version stable et sans virus, d’un numéro de licence qui peut pas se bloquer… et surtout d’une installation rapide ;-)

On peut aussi utiliser les logiciels libres en lieu et place de certains logiciels payants ;-)

Votre bureau doit être pratique

Dans le sens, où l’essentiel de votre matériel et papiers doivent être facilement et rapidement accessibles : c’est peut-être l’occasion de réorganiser une pièce en installant une bibliothèque, des étagères, une machine à café ? Partez de vos expériences précédentes : que trouviez-vous intéressant question organisation des bureaux, quelles idées pouvez-vous reprendre ? Dans l’une des agences où j’ai travaillé, je trouvais assez dangeureux de brancher les ordinateurs sur des mutliprises, elles-mêmes branchées dans une autre multi-prise qui restait sur le sol et mon manager marchait quasiment tous les jours dessus pour aller s’assoier à son bureau. Ca a cramé un routeur. Voila pourquoi j’ai opté dès ma première année d’activité pour un onduleur qui reste sous le bureau à l’abris des pieds et des pattes. C’est maintenant vous qui allez décider de votre installation, l’essentiel étant d’avoir un endroit dédié, dans lequel vous vous sentez bien.

(Promis je met en ligne dans la semaine une photo de mon propre bureau !)