Le blog à la violette

Quelques conseils d’une « dinosaure » du web ;-)

Issue de la génération qui a connue les liaisons RTC (c’est à dire par modem) à 32 000 bauds, l’abonnement au FAI payant et les factures dépassant les 200 euros, voici quelques conseils us & contumes qu’il serait bon à nouveau de respecter.

1. Structure de l’email

• On est poli : on commence un email par un bonjour et un au revoir ou tout autre formule de politesse du style « bien cordialement ». Ca semble désuet, mais souvent on oublie…
• Le sujet : on évite les sujet trop longs. Le sujet est une sorte de résumé de l’email, on ne commence donc pas à écrire son email dans le sujet (j’avais un boss qui faisait ça c’était horipilant : il fallait faire un copier/coller de son sujet dans une nouvelle fenêtre pour lire le message).
• L’orthographe : on évite le style SMS, pour des potes ça passe pour un recruteur ou dans le milieu professionnel moins. On fait des phrases courtes. On va droit à l’essentiel, le message doit rester court et clair. On évite alors de dépasser trois paragraphes : votre lecteur à d’autres emails à lire et on doit capter son attention en un minimum de temps. Une règle d’or : le message et son contenu doivent être reçus, lus et compris.

2. Format : texte ou html ?

• Le format texte : il est toujours préférable, notemment quand on ne connait pas le destinataire. J’utilise encore le format texte pour la simple et bonne raison que le format HTML peut contenir des virus ou malwares, malgrè une mise à jour de son antivirus. Bien sûr on ne peut pas mettre de mots en gras ou en couleurs, mais on peut faire de mise en page de son email tout aussi pertinente pour être bien lu et compris.
  Ensuite, autre avantage, il permet de « quoter » (ou citer) un message en bon et du forme. Lorsque j’ai débuté sur le net en 1996, mal « quoter » un email était signe d’impolitesse, d’ailleurs il n’était pas rare qu’on n’y réponde pas !
  Où est passé le bon temps du respect des règles de Usenet et de la netiquette ?

• Le format HTML : il permet une mise en page plus colorée un peu comme dans un logiciel de traitement de texte et de faire des liens directement sur un mot. Le seul problème, et gros problème, comme je le disais plus haut, reste la transmission des virus.
  Reste aussi le problème de la citation en réponse à un email. En effet, la plupart des utilisateurs utilse des logiciels tel qu Outlook ou Outlook Express. Le curseur est placé en haut de la réponse, si on veut citer correctement le contenu de l’email, ca devient un brouhaha visuel.
  Dans le jargon de Usenet on appelle cela « Quoter comme un goret »:-)
  Le comble c’est que en quotant correctement la réponse à un utilisateur de ce type de logiciel, la réponse lui apparaitra comme illisibible. Ah Microsoft et sa vision des standards.

3. L’envoi d’email

• On évite de s’appeler « Utilsateur 1″ :-)
  On vérifie les paramètres de son compte. C’est quelque chose qu’au niveau professionnel on rencontre bien trop souvent ! Surtout dans des boites purement internet : on se pose rapidement des questions sur le professionnalisme et les compétances du partenaire ou client.
• Les pièces jointes : dans le corps du message on indique au destinaire le format de la pièce jointe. Les plus courants étant : PDF, PNG, GIF et Jpeg (utilisateurs de mac : l’encodage est différent sous Mac et sous PC). Si on n’est pas sûr que le destinataire utilise la suite Office, on évite d’envoyer des documents au format Word ou Excel et on leur envoi à la place un bon vieux PDF ou RTF.
  Tout le monde n’ayant pas l’ADSL voire un serveur de mail acceptant la réception et l’envoi de plus de 3 Mo, on évite les « grosses » pièces jointes. Soit on en fait un Zip pour réduite la taille, soit on envoit en plusieurs fois. Si on ne peux pas, il y a toujours la solution de mettre le document sur un serveur en spécifiant l’url à son destinataire.

4. Les Hoax

Dans la famille « Emails inutiles et polluants », en plus du pourriel, il y a le Hoax. Le site Hoaxkiller le défini tel que : « un hoax est une information fausse, périmée ou invérifiable propagée spontanément par les internautes.Les hoax peuvent concerner tout sujet susceptible de déclencher une émotion positive ou négative chez l’utilisateur : alerte virus, disparition d’enfant, promesse de bonheur, pétition, etc. Ils existent avant tout sous forme écrite (courrier électronique, message dans un forum, etc.) et contrairement aux rumeurs hors ligne incitent le plus souvent explicitement l’internaute à faire suivre la nouvelle à tous ses contacts, d’où une rapide réaction en chaîne.« .
En gros si vous recevez ce genre d’email, ne faites pas suivre et mettez le tout de suite à la Poubelle. En plus de polluer la bande passante, vous risquez en cadeau bonus d’être infecté par un nouveau virus (que votre antivirus ne pourra détecter).
Sans compter que par la même occasion, vous pourriez participer à la saturation de leur boîte mail et leur ajouter un email inutile de plus dans leur boîte de réception.

5. Quelques bon logiciels d’envoi d’email

D’abord voici un excellent site Arobase.org, axé sur …l’email. De Gmail à la configuration d’Outlook Express. Tout y est.

Plateforme Windows, exit Outloook et sa lourdeur essayez plûtot :

Thunderbird qui fait parti des logiciels libres proposé par la Mozilla Foundation. L’antiSpam est très efficace et c’est aussi un excellent outil pour lire et participer aux groupes de discussions.
The Bat! de la société Ritlabs. LE meilleur maileur du marché (35 € la licence), même si son interface est un peu désuète : il possède des filtres puissants et fins, une excellent gestion des templates, gestion de multi-comptes, anti-spam puissant… Bref c’est le seul logiciel qui m’aurait presque fait regretter mon passage sous Mac.

Plateforme Mac OS X:
ThunderBird pour Mac. Je l’utilise pour lire et participer aux forums de discussion.
Mail : inclut dans la suite logicielle d’Apple. J’utilise actuemment sa version 2 livré avec Tiger. Bonne gestion des filtres et multi-compte. Anti-spam « intelligent » plutôt performant. Détail sympa : il gère le signatures multiples.
Gyazmail ($18) de Gyazsquare : dans la mouture de The Bat! mais je déplore que l’anti-spam SpamSiev que l’on peut lui ajouteur soit payant ($25). Du coup ma licence est restée sur mon iBook et je suis repassée à Mail quand j’ai reçu mon iMac G5. Dommage…